B. Allgemeine Datenverarbeitung durch die AHV-IV-FAK-Anstalten im Versicherungsbereich

Die AHV-IV-FAK-Anstalten verarbeiten personenbezogene Daten im Versicherungsbereich zur Erfüllung der Ihnen übertragenen gesetzlichen Aufgaben und halten sich dabei an die in Art. 5 DSGVO formulierten Datenschutzgrundsätze. Im Folgenden informieren wir Sie in diesem Kapitel über die Datenverarbeitung im Versicherungsbereich, d.h. darüber, auf welcher Grundlage welche personenbezogenen Daten von Ihnen zu welchen Zwecken verarbeitet werden, wenn Sie eine Leistung der AHV-IV-FAK-Anstalten beantragen oder wenn von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber die Beiträge erhoben werden. Dabei erfolgen die Informationen vor dem Hintergrund, dass die AHV-IV-FAK-Anstalten als Behörde und Anstalten des öffentlichen Rechts öffentliche Aufgaben wahrnehmen, öffentliche Gewalt ausüben und zur Aktenführung, Aktenaufbewahrung und Aktenarchivierung gesetzlich verpflichtet sind. Wir weisen Sie nochmals darauf hin, dass auch spezifische Informationen gem. Art. 13 DSGVO zur Verfügung stehen, wenn Sie sich über die datenschutzrechtlichen Grundlagen zu einer bestimmten Leistungsart oder zum Beitragswesen informieren wollen.

1. Kategorien der erhobenen personenbezogenen Daten

Die AHV-IV-FAK-Anstalten erheben unterschiedlichste personenbezogene Daten, je nachdem, um welche Leistungsart es sich handelt oder ob die Datenerhebung mit der Beitragsfestsetzung- und -einhebung im Zusammenhang steht. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um die notwendigen Stammdaten der Kundinnen und Kunden und alle erforderlichen Fachdaten für die Behandlung der Anträge und die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben. Die zu erhebenden Daten ergeben sich aus den einschlägigen gesetzlichen und internationalen Bestimmungen, der dazu ergangenen Rechtsprechung und der Verwaltungspraxis. Dies umfasst insb. folgende Datenkategorien, welche naturgemäss gemeinsame Schnittmengen aufweisen:

• Stammdaten
  • Identitätsdaten
  • Adress- und Kontaktdaten
  • Personenstandsdaten
• Gesundheitsdaten
• Anamnesedaten
• Rechnungs- und Abrechnungsdaten
• Pflege- und Betreuungsdaten
• Ausbildungs- und Qualifikationsdaten
• Vermögensdaten
• Einkommens- und Lohndaten
• Erwerbstätigkeitsdaten
• Wohnsitz- und Aufenthaltsdaten
• Steuerdaten
• Haushaltsdaten
• Zivilstands-, Unterhalts- und Obsorgedaten
• Unfall- und Schadensdaten
• Verfahrensdaten
• Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten
• Sozialleistungsbezugsdaten
• Daten über Versicherungsanschluss oder -abschluss
• Leistungs- und Beitragsdaten der Sozialversicherungsträger
• Aktenverwaltungsdaten
• Sozialversicherungsdaten
• Privatversicherungsdaten
• Zahlungsverkehrs- und Finanzbuchhaltungsdaten
• Vertragsdaten
• Reise- und Aufenthaltsdaten
• Bewerbungsdaten
• Mitarbeiterdaten

Es können im Einzelnen folgende Daten bei der Anmeldung für bestimmte Leistungen oder im Beitragswesen erhoben werden, wobei die Aufzählung jeweils nur exemplarisch ist und je nach Einzelfall auch weitere der oben angeführten Datenkategorien zur Bearbeitung des Anliegens verarbeitet werden können:

Stammdaten:

• Identitätsdaten, wie Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Versicherungsnummer etc.
• Adress- und Kontaktdaten, wie Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Personenstandsdaten, wie Zivilstand, Staatsangehörigkeit, Personenbeziehungen, Aufenthaltsstatus, Zahlungsverbindung etc.

Fachdaten bei Leistungen der AHV:

• Daten zur Familie (Partner und Kinder) und zu früheren Ehepartnern
• Daten zu Erwerbs- und Versicherungskarriere im In- und Ausland
• Daten zu Leistungen von in- und ausländischen Sozialversicherungen
• Daten zur Obsorge bei Scheidung, Trennung und unehelichen Kindern
• Daten zu den Todesumständen (bei Hinterlassenenrenten)
• Daten zu gesundheitlichen Beeinträchtigungen (nur bei Hilfsmitteln der AHV)
• Hilfsmittelbedarf und -notwendigkeit (nur bei Hilfsmitteln der AHV)
• Angaben zu behandelnden Ärzten (nur bei Hilfsmitteln der AHV) etc.

Fachdaten bei Leistungen der IV:

• Gesundheitsdaten, wie Diagnosen, Anamnese, Beschwerden, Einschätzungen der Arbeits- und Leistungsfähigkeit, Angaben zu gesundheitlichen Beeinträchtigungen
• Daten zur Familie
• Daten zum Arbeitsverhältnis
• Angaben zu Berufsbildung, Erwerbskarriere und allfällige weiter Ausbildungen und besonderen Kenntnissen
• Lohn- und Einkommensdaten
• Pflege-, Betreuungs- und Hilfsbedürftigkeit (bei Anmeldung für Betreuungs- und Pflegegeld und Hilflosenentschädigungen)
• Hilfsmittelbedarf und -notwendigkeit (bei Anmeldung für Hilfsmittel der IV)
• Angaben zu Anmeldungen bei oder zu Erhalt von Leistungen anderer Versicherungen
• Angaben zu behandelnden Ärzten und Institutionen etc.

Fachdaten bei Leistungen der FAK:

• Daten zur Erwerbstätigkeit des Antragstellers und des (geschiedenen) Partners
• Daten zu Familie, Kindern, Pflegekindern, und (geschiedenen) Partnern
• Daten zu ausländischen Familienleistungen
• Daten zu ausländischen Sozial- und Sozialversicherungsleistungen
• Daten zur Sozialversicherungspflicht des Antragstellers oder des Partners
• Daten zu Trennung, Scheidung, Unterhalt und Obsorge
• Daten zur Wohnsituation und zum Haushalt (insb. bei Alleinerziehendenzulagen)
• Daten zu Verwandtschaftsverhältnissen etc.

Fachdaten bei Ergänzungsleistungen (EL):

• Wohnsitz im Fürstentum Liechtenstein
• Daten zum Bezug in- oder ausländischer Sozialversicherungsleistungen
• Versicherungszugehörigkeit
• Daten zu Familie, Kinder, Partner und Bewohner im gemeinsamen Haushalt
• Angaben zu Wohnsituation und allfälligem Grundeigentum im In- und Ausland
• Vermögensdaten (Vermögen, Schulden, Zuwendungen etc.)
• Angaben zu Einnahmen und Ausgaben (Erwerb, Renten, Taggelder, Unterhalt, Lebenshaltungskosten etc.)
• Angaben zu einer allfälligen Sachwalterschaft etc.

Fachdaten im Beitragswesen (AHV, IV, FAK, ALV):

• Rechnungs- und Abrechnungsdaten
• Ausbildungs- und Qualifikationsdaten
• Vermögensdaten
• Mitarbeiterdaten
• Einkommens- und Lohndaten
• Erwerbstätigkeitdaten
• Wohnsitz- und Aufenthaltsdaten
• Steuerdaten
• Sozialversicherungsdaten
• Vertragsdaten
• Zahlungsverkehrs- und Finanzbuchhaltungsdaten
• Daten zu Erwerbs- und Versicherungskarriere im In- und Ausland etc.

2. Untersuchungsgrundsatz und Aktenführung

Das Verfahren wird nach den einschlägigen Bestimmungen im Gesetz vom 14. Dezember 1952 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG), der Verordnung zum AHVG (AHVV), dem Gesetz vom 21. April 1922 über die allgemeine Landesverwaltungspflege (LVG) und den einschlägigen internationalen Koordinierungsbestimmungen oder bilateralen Abkommen geführt. Im Zuge dieses Verfahrens werden amtswegige Abklärungen nach dem Untersuchungsgrundsatz getätigt und es stehen den Verfahrensparteien die gesetzlich verankerten Verfahrensgarantien zu. Es werden sämtliche Daten verarbeitet, deren Erhebung und Würdigung zur Prüfung der Beitragspflicht oder der Anspruchsvoraussetzungen notwendig sind oder welche von den Verfahrensparteien in das Verfahren eingebracht werden. Die personenbezogenen Daten finden Eingang in die Verfahrensakten, welche nach Abschluss des Verfahrens aufbewahrt und archiviert werden (vgl. dazu 7. „Dauer der Speicherung”). Die AHV-IV-FAK-Anstalten sind zur Aktenführung, zur Aktenaufbewahrung und zur Aktenarchivierung im Rahmen der einschlägigen Rechtsnormen verpflichtet.

3. Verarbeitungszwecke

Die Datenerhebung und -verarbeitung durch die AHV-IV-FAK-Anstalten erfolgt einerseits zur Prüfung sämtlicher Leistungsanträge oder zur Überprüfung periodischer Leistungen im Bereich der Alters- und Hinterlassenenversicherung, der Invalidenversicherung, der Familienausgleichskasse oder der sog. „übertragenen Aufgaben” und andererseits zur Beitragsfestsetzung und -einhebung. Mitumfasst sind alle mit diesen Zwecken in Zusammenhang stehenden Tätigkeiten. Im Kern handelt es sich um folgende Tätigkeiten:

• Massnahmen der Früherfassung (IV)
• Berufliche Eingliederungsmassnahmen inkl. Taggelder (IV)
• Medizinische Massnahmen bei Geburtsgebrechen (IV)
• Hilfsmittel (IV)
• Invalidenrenten (IV)
• Hilflosenentschädigungen (IV)
• Blindenbeihilfen (IV)
• Betreuungs- und Pflegegeld (IV)
• Altersrenten (AHV)
• Kinderrenten zu den Altersrenten (AHV)
• Hinterlassenenrenten bzw. Witwen- und Waisenrenten (AHV)
• Hilfsmittel (AHV)
• Familienleistungen (FAK)
  • Kinderzulagen
  • Geburtszulagen
  • Alleinerziehendenzulagen
  • Differenzausgleich
• Ergänzungsleistungen zur AHV und zur IV (EL)
• Kostenübernahme von Zahnbehandlungen im Rahmen der Ergänzungsleistungen (EL)
• Prüfung der Beitragspflicht im nationalen und internationalen Kontext (AHV, IV, FAK, ALV)
• Beitragsfestsetzung und -veranlagung (AHV, IV, FAK, ALV)
• Beitragseinhebung bzw. Beitragsinkasso (AHV, IV, FAK, ALV)
• Nachzahlung oder Rückerstattung von Beiträgen (AHV, IV, FAK, ALV)
• Arbeitgeberkontrollen (AHV, IV, FAK, ALV)
• Führung des Individuellen Kontos IK (AHV, IV, FAK)
• Geltendmachung und Einforderung von Schadenersatz (AHV, IV, FAK, ALV)
• Datenverkehr im internationalen Koordinierungsrecht (AHV, IV, FAK)
• Internationale Leistungskoordinierung (AHV, IV, FAK)

Es wird darauf hingewiesen, dass die AHV-IV-FAK-Anstalten als eine einheitliche Behörde tätig sind und dass zu einem bestimmten Zweck (sog. „Primärzweck”) erhobene und verarbeitete Daten zu einem späteren Zeitpunkt auch zu einem anderen Zweck (sog. „Sekundärzweck”) weiterverarbeitet werden können, sofern die Weiterverarbeitung ebenfalls von einem gesetzlichen Erlaubnistatbestand im nationalen Recht gedeckt ist. So können z.B. personenbezogene Daten, welche im Rahmen eines IV-Verfahrens erhoben wurden, allenfalls bei der Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen von (akzessorisch zu einer IV-Rente ausgerichteten) Ergänzungsleistungen weiterverarbeitet werden. Auch können Daten, welche im Zuge der Beitragsfestsetzung und -einhebung verarbeitet wurden, bei der Prüfung von Leistungen im Tätigkeitsbereich der AHV-IV-FAK-Anstalten weiterverarbeitet werden.

Schliesslich wird darauf hingewiesen, dass die AHV-IV-FAK-Anstalten als selbständige Anstalten des öffentlichen Rechts ein eigenes (elektronisches) Archiv führen und Ihre Daten auch zu Archivzwecken nach dem Archivgesetz verarbeitet werden.

4. Rechtsgrundlagen

Im Sinne von Art. 6 Abs. 1 DSGVO ist eine Verarbeitung von Daten nur rechtmässig, wenn sie sich auf einen Rechtfertigungsgrund stützt, der in Art. 6 Abs. 1 DSGVO genannt wird. Die AHV verarbeitet Ihre Daten auf folgender Grundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO („Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung”)
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO („Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe; Ausübung öffentlicher Gewalt”)

Die Einholung einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) ist für die Datenerhebung und -verarbeitung nicht erforderlich. Im Gegenteil sind die Verwaltungs- und Rechtspflegebehörden von Land und Gemeinden, die Versicherten und ihre allfälligen Arbeitgeberinnen oder Arbeitgeber, Träger anderer Zweige der sozialen Sicherheit sowie weitere betroffenen Institutionen verpflichtet, den AHV-IV-FAK-Anstalten auf Anfrage kostenlos und wahrheitsgetreu die Auskünfte und Unterlagen zu geben, die zur Durchführung der entsprechenden Gesetze benötigt werden. Im Bereich der Invalidenversicherung sind antragstellende Personen verpflichtet, alle Personen und Stellen, insb. Arbeitgeber, Ärzte, Versicherungen sowie Amtsstellen im Einzelfall zu ermächtigen, die Auskünfte zu erteilen, die für die Abklärung von Leistungsansprüchen erforderlich sind. Diese Personen und Stellen sind gegenüber der IV-Anstalt zur Auskunft verpflichtet.

Soweit es sich um die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten handelt, z.B. Gesundheitsdaten, beruht die Verarbeitung auf:

• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO („Datenverarbeitung im Gesundheits- und Sozialbereich”)Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO („Datenverarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen”)
• Art. 9 Abs. 2 lit. j DSGVO („Datenverarbeitung zu Archivzwecken”)
• Art. 19bis AHVG („Ermächtigungsnorm im nationalen Recht für sämtliche Datenverarbeitungen durch die AHV-IV-FAK-Anstalten”)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt in Ausübung der gesetzlichen Aufgaben basierend auf folgenden nationalen Rechtsgrundlagen:

• Gesetz vom 14. Dezember 1952 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG), LR 831.10
• Gesetz vom 23. Dezember 1959 über die Invalidenversicherung (Invalidenversicherungsgesetz, IVG), LR 831.20
• Gesetz vom 18. Dezember 1985 über die Familienzulagen (Familienzulagengesetz, FZG), LR 836.0
• Gesetz vom 10. Dezember 1965 über Ergänzungsleistungen zur Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung (ELG), LR 831.30
• Gesetz vom 17. Dezember 1970 über die Gewährung von Blindenbeihilfen (BBHG), LR 854.0
• Gesetz vom 24. November 2010 über die Arbeitslosenversicherung und die Insolvenzentschädigung (Arbeitslosenversicherungsgesetz, ALVG), LR 837.0
• Gesetz vom 21. April 1922 über die allgemeine Landesverwaltungspflege (LVG), LR 172.020

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im internationalen Umfeld zudem insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Verordnung (EG) Nr. 883/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29.04.2004 über die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit
• Verordnung (EG) Nr. 987/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. September 2009 zur Festlegung der Modalitäten für die Durchführung der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 über die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit
• Verordnung (EWG) Nr. 1408/71 des Rates vom 14. Juni 1971 zur Anwendung der Systeme der sozialen Sicherheit auf Arbeitnehmer und Selbständige sowie deren Familienangehörigen, die innerhalb der Gemeinschaft zu- und abwandern
• Abkommen zwischen dem Fürstentum Liechtenstein und der Schweizerischen Eidgenossenschaft über soziale Sicherheit vom 8 März 1989 (LR 0.831.109.101.1)

5. Empfänger bzw. Empfängerkategorien der personenbezogenen Daten

Ihre Daten können auf der Grundlage einer einschlägigen nationalen oder internationalen Ermächtigungsnorm insb. zur Abklärung der Anspruchsvoraussetzungen, bei der Anwendung und Durchführung internationaler Koordinierungsbestimmungen des Sozialversicherungsrechts oder im Rahmen der Amts- und Verwaltungshilfe an folgende Empfänger weitergegeben werden:

• verschiedene Dienste und Stellen innerhalb der AHV-IV-FAK-Anstalten (z.B. Rechtsdienst, Rentenabteilung, interner ärztlicher Dienst);
• Rechtsmittelinstanzen (zuständige Gerichte und Verwaltungsbehörden);
• Landes- und Gemeindebehörden; 
• Organe einer anderen Sozialversicherung (Krankenversicherung, Unfallversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pensionsversicherung etc.);
• Sozialversicherungsträger und Behörden im EWR-/EFTA-Raum;
• Externe Abklärungs- oder Durchführungsstellen (z.B. medizinische Gutachterstellen);
• Auftragsverarbeiter der AHV-IV-FAK-Anstalten;
• sonstige Stellen, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Die Zusammenarbeit mit anderen Stellen und die Erteilung von Auskünften an diese stützt sich im nationalen Kontext insbesondere auf Art. 83quater AHVG was die Einholung von Auskünften und Unterlagen bei anderen Stellen betrifft und auf Art. 19ter AHVG was die Offenlegung personenbezogener Daten an andere Stellen anbelangt. Dabei sind die genannten Stellen und Fachleute grundsätzlich gegenseitig von der Schweigepflicht entbunden. Im internationalen Umfeld bestehen abhängig von den beteiligten Staaten verschiedene Rechtsgrundlagen für den zwischenstaatlichen Datenaustausch, insb. Art. 76 ff. VO (EG) 883/04.

Die AHV-IV-FAK-Anstalten sind Gesellschafterinnen der IGS GmbH und Mitglieder des Vereins GILAI, welche zugleich als IT-Dienstleister und Auftragsverarbeiter für die AHV-IV-FAK-Anstalten tätig sind. Der IGS GmbH und dem Verein GILAI sind heute 20 öffentlich-rechtliche Sozialversicherungsunternehmen der Schweiz und die Liechtensteinischen AHV-IV-FAK-Anstalten angeschlossen. Diese profitieren im IT-Verbund von einer integrierten Gesamtlösung für die komplette digitale Abwicklung des Sozialversicherungsgeschäfts, wobei GILAI spezifische Informatiklösungen für Invalidenversicherungen anbietet und betreut. Beide Unternehmen werden komplett von den Gesellschafterinnen bzw. den Vereinsmitgliedern kontrolliert, werden eng beaufsichtigt und halten höchste Datenschutzstandards ein. Nähere Informationen finden Sie unter https://www.igs-gmbh.ch/ und unter https://www.gilai.ch/de.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten in die Schweiz (sog. „Drittland”)

Im Zuge der Datenverarbeitung werden Ihre personenbezogenen Daten bzw. die Verfahrensakten auf der Grundlage von Auftragsverarbeiterverträgen an Auftragsverarbeiter der AHV-IV-FAK-Anstalten mit Sitz in der Schweiz übermittelt. Zudem sind auch die unter Ziff. 5. genannten Empfänger fallweise in der Schweiz ansässig, weshalb an dieser Stelle gemäss Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO auf den Angemessenheitsbeschluss der europäischen Kommission vom 26.07.2000 gemäss der Richtlinie 95/46/EG und Art. 45 Abs. 3 DSGVO hingewiesen wird. Die Schweiz verfügt auf dieser Grundlage und gemäss Art. 9 iVm Anhang 1 Abs. 1 Ziff. 10 der liechtensteinischen Datenschutzverordnung vom 11. Dezember 2018 (DSV) über ein angemessenes Datenschutzniveau, weshalb ein rechtmässiger Datentransfer an Empfänger in der Schweiz ohne Einschränkungen möglich ist. Darüber hinaus wird darauf verwiesen, dass das hohe Datenschutzniveau in der Schweiz mit Inkrafttreten des totalrevidierten Datenschutzgesetzes per 01.09.2023 rechtlich verankert wurde.

7. Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden nach der Erhebung bei den AHV-IV-FAK-Anstalten so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen und reglementarischen Aufbewahrungsfristen und zur Erfüllung der oben genannten Zwecke sowie aufgrund berechtigter Interessen erforderlich ist. Im Wirkungsbereich der AHV-IV-FAK-Anstalten bestehen keine gesetzlichen Löschfristen. Die Verfahrensakten sind zu Beweissicherungszwecken solange aufzubewahren, als diese in einem künftigen Verfahren wiederum relevant sein können und beigezogen werden müssen. Darüber hinaus führen die AHV-IV-FAK-Anstalten als selbständige Anstalten des öffentlichen Rechts ein Archiv auf der Grundlage des Archivgesetzes. Die AHV-IV-FAK-Anstalten sind zur Erfüllung dieser öffentlichen Aufgabe gleichermassen berechtigt wie verpflichtet.

8. Geheimhaltungspflicht

Mitarbeitende der AHV-IV-FAK-Anstalten sind zur Geheimhaltung über Angelegenheiten, die ihnen in Ausübung ihres Dienstes oder mit Beziehung auf ihre dienstliche Stellung bekannt geworden sind, verpflichtet. Gesetzliche Ausnahmen sind vorbehalten. Die Geheimhaltungspflicht gilt auch nach Beendigung des Dienstverhältnisses.

9. Erfordernis der Datenverarbeitung

Es bleibt der versicherten Person zu jeder Zeit selbst überlassen, sich für Leistungen bei den AHV-IV-FAK-Anstalten anzumelden. Werden Leistungen beantragt, ist die Bereitstellung der personenbezogenen Daten jedoch gesetzlich vorgeschrieben und für die Anspruchsprüfung erforderlich, ebenso, wenn Dauerleistungen bezogen und diese amtswegig überprüft werden müssen. Im Falle der Nicht-Bereitstellung dieser Daten können Ihre Anträge nicht bearbeitet und infolgedessen Leistungen nicht erbracht werden. Im Rahmen der Beitragsfestsetzung und -einhebung besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung der erforderlichen personenbezogenen Daten. Art. 83quater AHVG sieht dementsprechend eine Mitwirkungspflicht im Sinne einer Auskunfts- und Meldepflicht vor, wonach die Versicherten den AHV-IV-FAK-Anstalten wahrheitsgetreu die Auskünfte und Unterlagen geben, die zur Durchführung des Gesetzes notwendig sind. Darüber hinaus haben Personen, die Leistungen nach dem AHVG beziehen, die für den Leistungsanspruch erheblichen Änderungen zu melden. Wird die Auskunfts- und Meldepflicht ohne Angabe von Gründen oder ohne achtenswerte Gründe verweigert, unvollständig erfüllt oder ungebührlich verzögert, so können die AHV-IV-FAK-Anstalten Ordnungsbussen aussprechen und zu Unrecht bezogene Leistungen zurückfordern.

C. Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren bei den AHV-IV-FAK-Anstalten

Nachstehend erhalten Sie Informationen darüber, wie Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden und welche Rechte Sie im Hinblick auf die Verarbeitung dieser Daten haben. Als personenbezogene Daten im Sinne der nachstehenden Ausführungen gelten sämtliche Bewerberdaten, insb. Personen- und Kontaktdaten, Lebensläufe, Diplome, Zertifikate, Arbeitszeugnisse usw.

Die AHV-IV-FAK-Anstalten wickeln den gesamten Bewerbungs- und Rekrutierungsprozess über die Software des Auftragsverarbeiters Refline AG mit Sitz in CH 6331-Hünenberg ab. Sollten Sie sich per Post oder E-Mail direkt bei uns bewerben, werden wir Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie Ihre Bewerbung über die Software der Refline AG einreichen müssen. Alle personenbezogenen Daten werden im weiteren Verfahren mittels dieser Software verarbeitet.

1. Auftragsdatenverarbeitung durch die Refline AG

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens arbeiten die AHV-IV-FAK-Anstalten auf der Grundlage eines Auftragsverarbeitervertrages gemäss Art. 28 DSGVO mit dem externen IT-Dienstleister Refline AG, Bösch 65, CH-6331 Hünenberg, zusammen. Die Refline AG betreibt eine E-Recruiting-Software, mit welcher Rekrutierungsprozesse digitalisiert und vereinfacht werden. Bei der Benutzung der Bewerbungssoftware stellen die Bewerber der Refline AG ihre Daten durch das Ausfüllen der Bewerbungsmaske und durch Hochladen ihrer Bewerbungsunterlagen zur Verfügung. Die personenbezogenen Daten werden im Bewerbungstool der Refline AG gespeichert und im Rahmen Ihrer Bewerbung ausgewertet, verarbeitet und intern weitergleitet. Die Daten können zusätzlich in anonymisierter Form für statistische Zwecke (z.B. Reporting) verarbeitet werden.

Falls Sie die freiwillige Option nutzen, Ihre Bewerbung oder Spontanbewerbung via "One-Click-Option" einzureichen, werden Daten aus Ihrem Lebenslauf automatisiert ausgelesen und in vorstrukturierte Datenfelder abgefüllt. Das Auslesen der Daten erfolgt mithilfe einer semantischen Analyse und künstlicher Intelligenz. Dabei wird ein Service der Partners Textkernel BV (ISO 27001 zertifiziert, mit Hauptsitz in den Niederlanden und Serverstandort im EU-Raum) genutzt. Der Lebenslauf wird automatisiert von unserem Softwarepartner Refline AG als HTTP Post data request an das Sourcebox-System von Textkernel BV gesendet, maschinell ausgelesen, automatisiert retourniert und gelöscht. Die Nutzung dieser Option ist freiwillig und mit der Verwendung stimmen Sie dieser Art der Bearbeitung zu. Das Bewerbungsformular kann jederzeit auch manuell ausgefüllt werden, so dass Ihre Daten die Schweiz nicht verlassen.

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Datenerhebung und -verarbeitung durch die AHV-IV-FAK-Anstalten erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Rekrutierung des Personals. Die AHV-IV-FAK-Anstalten dürfen dabei alle personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit diese erforderlich sind für die Entscheidung über die Begründung des Arbeitsverhältnisses, insbesondere die Eignung eines Arbeitnehmers für das Arbeitsverhältnis (§1173a Art. 28a ABGB). Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) ist nur unter den strengen Ausnahmen des Art. 9 Abs. 2 DSGVO zulässig und in Liechtenstein speziell unter den Bedingungen des § 1173a Art. 28a Abs. 2 ABGB.

Bei Spontanbewerbungen nehmen wir mit Ihnen Kontakt auf, sofern bei uns eine für Sie geeignete Stelle zu besetzen ist. Die Bewerbungsunterlagen und die entsprechenden Daten werden allerdings nur auf der Grundlage Ihrer Einwilligung aufbewahrt, welche nach Eingang der Spontanbewerbung allenfalls gesondert eingeholt wird.

Mit dem Abonnieren des Jobmails willigen Sie ein, dass wir Sie via E-Mail mit Informationen zu offenen Stellen informieren können. Dabei werden Ihre Daten bei der Anmeldung zum Jobmail an uns übermittelt und gespeichert. Der Jobmailversand erfolgt über unseren Softwarepartner Refline AG. Die Anmeldung zum Jobmail erfolgt im sog. „Double-Opt-In-Verfahren”. Zur Missbrauchsverhinderung erhalten Sie nach der Anmeldung eine E-Mail, in welcher Sie um Bestätigung Ihrer Daten gebeten werden. Die Anmeldung wird aufgrund rechtlicher Vorgaben protokolliert. Sie können die Einwilligung zum Empfang des Jobmails jederzeit widerrufen. Am Ende eines jeden Jobmails findet sich ein Widerrufslink.

3. Rechtmässigkeit der Datenverarbeitung

Im Sinne von Art. 6 Abs. 1 DSGVO ist eine Verarbeitung von Daten nur rechtmässig, wenn sie sich auf einen Rechtfertigungsgrund stützt, der in Art. 6 Abs. 1 DSGVO genannt wird. Die AHV-IV-FAK-Anstalten verarbeiten Ihre Daten auf folgender Grundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO („Einwilligung”)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO („Vertragsabschluss/Vertragsanbahnung eines Arbeitsvertrages”)
• § 1173a Art. 28a Abs. 1 ABGB („Gesetzliche Ermächtigung für das Bewerbungsverfahren”)

Die Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren beruht grundsätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, welcher die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Anbahnung und Durchführung des Arbeitsvertrages bildet.

Wenn Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. Die Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung erfolgt insbesondere beim Jobmail und dann, wenn die Bewerbungsunterlagen und -daten mit Einverständnis des Stellenbewerbers nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens weiter aufbewahrt werden, damit wir diese ggf. bei einer späteren Stellenausschreibung wiederum berücksichtigen können.

4. Empfänger bzw. Empfängerkategorien der personenbezogenen Daten

Ihre Daten können auf der Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrung berechtigter Interessen von Dritten weitergegeben werden. Daten können an andere öffentliche Stellen weitergegeben werden, sofern dies zur Erfüllung unserer Aufgaben oder der Aufgaben der anfragenden öffentlichen Stelle erforderlich ist. Die Offenlegung der Daten kann zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zur Abwicklung von Verträgen und geschäftlichen Aktivitäten notwendig sein oder schliesslich aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgen. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können unter anderem sein:

• Auftragsverarbeiter der AHV-IV-FAK-Anstalten, insbesondere die Refline AG;
• Landes- oder Gemeindebehörden, z.B. Arbeitsmarktservice oder Arbeitslosenversicherung;
• Strafverfolgungsbehörden, z.B. liechtensteinische Staatsanwaltschaft;
• Gerichte und Parteien eines Gerichtsverfahrens (zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidi-gung von Rechtsansprüchen);
• sonstige Stellen, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

5. Übermittlung von personenbezogenen Daten in die Schweiz (sog. „Drittland”)

Im Zuge der Datenverarbeitung werden Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage des Auftragsverarbeitervertrages mit der Refline AG an diesen Auftragsverarbeiter der AHV-IV-FAK-Anstalten mit Sitz in der Schweiz übermittelt. Zudem sind auch die unter Ziff. 7. genannten Empfänger fallweise in der Schweiz ansässig, weshalb an dieser Stelle gemäss Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO auf den Angemessenheitsbeschluss der europäischen Kommission vom 26.07.2000 gemäss der Richtlinie 95/46/EG und Art. 45 Abs. 3 DSGVO hingewiesen wird. Die Schweiz verfügt auf dieser Grundlage und gemäss Art. 9 iVm Anhang 1 Abs. 1 Ziff. 10 der liechtensteinischen Datenschutzverordnung vom 11. Dezember 2018 (DSV) über ein angemessenes Datenschutzniveau, weshalb ein rechtmässiger Datentransfer an Empfänger in der Schweiz ohne Einschränkungen möglich ist. Darüber hinaus wird darauf verwiesen, dass das hohe Datenschutzniveau in der Schweiz mit Inkrafttreten des totalrevidierten Datenschutzgesetzes per 01.09.2023 rechtlich verankert wurde.

6. Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden nach der Erhebung bei den AHV-IV-FAK-Anstalten so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen und reglementarischen Aufbewahrungsfristen und zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. 

Bei einer Anstellung werden Ihre Daten in das Personaldossier überführt und entsprechend weiterverarbeitet. Die personenbezogenen Daten bleiben diesfalls auch im System der Refline AG gespeichert. Sollte die Bewerbung nicht zu einer Anstellung geführt haben, werden die Daten 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht oder anonymisiert. Beim Widerruf der Einwilligung zur Zusendung des Jobmails werden die Daten umgehend gelöscht. Sollten Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung für künftige Bewerbungsverfahren gespeichert werden, erfolgt die umgehende Löschung bei Widerruf der diesbezüglichen Einwilligung, sofern die Frist von 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens abgelaufen ist.

7. Datensicherheit und Vertraulichkeit Im Bewerbungsprozess

Die AHV-IV-FAK-Anstalten und die Refline AG bedienen sich angemessener technischer und organisatorischer Massnahmen bei den Systemen, um Ihre Daten vor Verlust, Zerstörung, Veränderung, und dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen und die Verfügbarkeit sicherzustellen. Die Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst. Die Daten werden SSL verschlüsselt übertragen. Ein absoluter Schutz kann nicht garantiert werden. Auch den eigenen, unternehmensinternen Datenschutz nehmen wir sehr ernst. Unsere Mitarbeitenden und die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

Die uns von Ihnen bekannt gegebenen Daten werden vertraulich behandelt und der Zugriff auf sie wird nur soweit notwendig gewährt. Im Rahmen einer konkreten Bewerbung haben bei uns ausschliesslich Personen, welche mit der Besetzung der Stelle zu tun haben (insb. HR und für die Auswahl verantwortliche Personen), Einblick in die von Ihnen bekannt gegebenen Daten und dies nur in dem Umfang, in welchem es für die jeweilige Abteilung bzw. Person jeweils erforderlich ist. 
 

D. Datensicherheit

1. Webseite

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Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass - vorbehaltlich einer expliziten Abmachung und Konfiguration – E-Mails an uns unverschlüsselt gesendet werden. Falls Sie vertrauliche oder sensible Informationen per E-Mail übermitteln wollen, nehmen Sie bitte vorgängig mit uns Kontakt auf, um einen sicheren Weg für die Datenübermittlung zu vereinbaren.

2. Allgemeine Datenverarbeitung

Wir wenden bei der Datenverarbeitung geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen an, um Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte, rechtswidrige oder unberechtigte Manipulation, Löschung, Veränderung, Offenlegung, Weitergabe oder Benutzung, teilweisen oder vollständigen Verlust und gegen unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst und verbessert. Neben den internen Datenschutzreglementen beachten wir auch verschiedene Informationssicherheitsregelungen und Richtlinien anderer Vereinigungen und Institutionen, insbesondere die „Information Security Policy” und die „Richtlinie zur Informationssicherheit" der IGS GmbH sowie Empfehlungen des Bundesamtes für Sozialversicherung (BSV) und des Vereins eAHV/IV.
 

E. Betroffenenrechte („Datenschutzrechte”)

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: 

• Das Recht, Auskunft zu erhalten über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen ihre Daten offengelegt wurden oder werden und die geplante Speicherdauer (Art. 15 DSGVO);
• Das Recht, die Berichtigung und Ergänzung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
• Das Recht, die Löschung der Sie betreffenden personenbezogene Daten zu verlangen, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft. Zu beachten ist allerdings, dass Daten, die zur Vollziehung gesetzlicher Vorschriften benötigt werden, nicht gelöscht werden dürfen und dass verschiedene Ausnahmen von der Löschpflicht bestehen, auf welche sich die AHV-IV-FAK-Anstalten berufen können; 
• Das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist;
• Das Recht, unter bestimmten Umständen der Verarbeitung zu widersprechen oder die für das Verarbeiten zuvor gegebene Einwilligung zu widerrufen, soweit eine solche für die Datenverarbeitung erforderlich war;
• Das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• Das Recht, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Datenschutzstelle des Fürstentums Liechtenstein, Kirchstrasse 8, Postfach 684, 9490 Vaduz, www.datenschutzstelle.li) Beschwerde zu erheben.

Möchten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, teilen Sie uns dies bitte per E-Mail an datenschutzbeauftragterahvli mit oder kontaktieren Sie uns unter der angegebenen Adresse.